Mismo Same Old, Old – Romper el hábito de sobre el procesamiento de
Se ha dicho que no mata la creatividad más que una tradición. Hacemos las cosas porque siempre hemos hecho ellos. En la oficina, a menudo completar los procesos de la misma manera que siempre se ha hecho sin pensar en su eficacia. Esto a menudo da lugar a lo largo de procesamiento, una vez común y difícil de identificar, de residuos. Lo que se necesita a menudo, pero no dio la bienvenida siempre, es un nuevo juego de los ojos … alguien que nunca ha visto un proceso en particular antes de que pueda ver la manera de mejorar una manera de hacer las cosas.
Aunque los principios de Lean comenzó en la planta de fabricación y fueron descubiertos por Toyota, que se están aplicando cada vez más en la configuración no manufacturero. Toyota identificó siete áreas de residuos que afectan la capacidad de una empresa para ofrecer productos y servicios al menor costo posible para el cliente. En la revisión son:
- Espera
- Defectos
- Transporte
- Inventario
- Movimiento
- Sobre la producción
- Sobre el procesamiento de
Sobre el procesamiento de los residuos es, probablemente, que la mayoría de la gente lucha con plena comprensión y la identificación en sus ambientes de trabajo. En pocas palabras, sobre el procesamiento está haciendo algo que el cliente no requiere. Y cuando se piensa en “cliente” no siempre es el usuario final del producto de su empresa o servicio. Su cliente podría haber alguien en su departamento que le ha pedido para crear una hoja de cálculo o tu jefe que ha pedido una presentación señalando los beneficios de un nuevo programa de software.
En una oficina de creación de las posibilidades de detectar más de procesamiento son infinitas. Como se mencionó al principio de este artículo, a veces estamos en proceso, porque estamos atrapados haciendo cosas de cierta manera una y otra vez. Para ayudarle a punto en el que podría ser culpable de hacer más de lo necesario, aquí hay algunos ejemplos para comenzar:
- Mantener un calendario de papel, además de utilizar Outlook o Lotus Notes calendario
- Firmas requeridas innecesarios en un proceso de aprobación
- Volver a leer mensajes de correo electrónico en su bandeja de entrada porque no se puede recuperar de la línea del asunto lo que se refieren a
- Escribiendo un correo electrónico larga sólo levantar el teléfono y explicar que de voz a voz
- Hacer más de lo necesario para hacer el trabajo
- Impresión de un informe sobre el presupuesto de 30 páginas sólo cuando la hoja de resumen se utilizará
- Proporcionar una página de 50 carpeta de 3 anillos a los miembros del equipo del proyecto, cuando el contenido se puede acceder en línea
- Escribir la información del teléfono en lugar de introducir directamente en el ordenador
- Escribir manualmente la información de un nuevo contacto en Outlook o Lotus Notes cuando se utiliza la función “arrastrar y soltar” lo hará automáticamente
- Basándose en las inspecciones, en lugar de diseñar el proceso para eliminar los errores
- Re-introducción de datos en múltiples sistemas de información
- Hacer copias adicionales de un documento “por si acaso” alguien necesita una
- La generación de informes sin utilizar
- Acelerar por correo cuando no es necesario
Al estudiar sus propios procesos no tengas miedo de invitar a una persona ajena a revisar las cosas con usted. A veces nos hemos acostumbrado tanto a lo que está justo en frente de nosotros que no podemos ver una posibilidad evidente mirando directamente hacia nosotros.