Mejorar la calidad de sus comunicaciones de negocios — Y usted mejorar sus resultados

Todas las comunicaciones escritas transmitir un mensaje de meta, es decir, que transmiten un mensaje que está separado del significado literal de las palabras que usa. Si su escritura es clara, bien organizada y precisa, los lectores tienden a asumir que usted es competente, de conciencia y de confianza.

Si su escritura está mal organizado, trivial, y lleno de errores, sin embargo, inconscientemente, que sus clientes pueden asumir sus productos y servicios están por debajo de la par o que carecen de las habilidades para manejar el trabajo. Por lo menos, se trata de su falta de atención a los detalles.

En otras palabras, las comunicaciones escritas afectan a la línea inferior de su empresa

Es por eso que vale la pena el tiempo y esfuerzo para asegurarse de que todas las comunicaciones de su negocio sea tan bien escrito como sea posible. ¿Cómo se logra esto? Mediante la comprensión de los cuatro principios de la escritura del negocio eficaz – antes de poner sus dedos en el teclado y comienza a escribir!

Los cuatro principios de negocios efectiva por escrito

1. Sepa quién es su audiencia.

Saber quién es su audiencia antes de empezar a escribir le permite orientar su mensaje a sus lectores. Esto significa que usted puede ajustar su vocabulario, estilo y tono para ajustarse a la persona, el mensaje, y las circunstancias.

Por ejemplo, a veces tendrá que escribir formalmente por el uso de estructuras de frases más complejas y vocabulario técnico. En este estilo de escritura, lo cual ocurre con frecuencia en los informes anuales, artículos técnicos, y las propuestas formales, el autor se refiere a sí mismo oa sí mismo en tercera persona. Por ejemplo, en vez de decir “yo” o “nosotros”, se referiría a sí mismo como “el autor” o “uno”. También se utilizan “él”, “ella”, “ella”, y “ellos” y evitar por completo frente a sus lectores directamente como “tú”.

En un estilo de escritura más informal, los escritores se refieren a sí mismos en primera persona con “I” y “nosotros”. Esto ocurre con frecuencia en las cartas comerciales, artículos de revistas y publicaciones académicas. En este nivel intermedio, tener mucho cuidado con hacer frente a sus lectores directamente a través de “tú”. Puede ser apropiado para hablar directamente con sus lectores, por el contrario, puede ser completamente inapropiado. Piense en cómo va a reaccionar a sus lectores antes de hacerlo y luego usar “usted” con criterio.

El más simpático, el estilo más casual de la escritura, como la utilizada en la literatura de ventas, los mensajes entre amigos, y “cómo” los artículos, sin duda se refiere al lector directamente a través de “tú”.

2. Use un lenguaje claro, breve, innovadoras y precisas.

Cuando se escribe para los negocios, asegúrese de que sus comunicaciones son claras y breves, innovadoras y precisas. Se debe transmitir un mensaje lógico, sin ambigüedades con verbos activos, normal (en comparación con latinizado o académicas) el vocabulario y las palabras tan poco como sea posible. Por ejemplo, elija:

• “La junta aprobó la resolución” en lugar de “La resolución fue aprobada por la junta”
• “Antes los resultados de Burke en mi informe” en vez de “Utilicé los resultados de Burke en mi informe”
• “He cambiado mi enfoque, porque él me pidió que” en lugar de “He cambiado mi enfoque debe al hecho de que él me pidió que”

También asegúrese de presentar sus puntos de una manera original en lugar de confiar en la jerga y clichés. Por ejemplo, en los últimos años las empresas han utilizado la frase el estado de la técnica de tantas veces que ha perdido todo lo que significa que una vez pudo haber tenido. Evitar este y otros productos de su clase.

Sobre todo, asegúrese de que sus comunicaciones sean precisos. Comprobar los hechos, ver sus cifras, y revisar su gramática!

3. Organice sus puntos de manera efectiva.

Guía eficaz organización de sus lectores a través de su mensaje y les ayuda a entender su propósito y los puntos principales. Si los lectores están seguros de que usted sabe a dónde va, y llevarlos allí paso a paso, van a ser mucho más dispuestos a absorber su mensaje y sacar las mismas conclusiones a partir de lo que haces.

Si su mensaje es claro y sus ideas están fuera de orden, se va a confundir y agravar sus lectores, que no es la respuesta que desea crear!

Por lo tanto, tómese el tiempo para pensar en el mensaje antes de empezar a escribir, si el documento es muy largo o complicado, considere la creación de un breve esbozo primero por lo que sabe a dónde quiere ir y cómo vas a llegar .

4. Editar y revisar el significado y la precisión.

La escritura es un proceso que siempre se puede mejorar. Utilice el primer borrador del documento para poner sus ideas en un papel. Pero no terminan ahí. Lea el documento, preguntándose si hay formas mejores y más simples para expresar sus puntos, si ha contestado todas las preguntas que han planteado en las mentes de sus lectores, o si uno de sus ideas en realidad pertenece a un párrafo diferente. A continuación, revise el documento.

Porque hoy en día el negocio es tan internacional, los mensajes escritos es probable llegar a un público que habla Inglés con diversos grados de habilidad. Esta es la razón – incluso cuando se redacta un breve correo electrónico – es una buena idea rápidamente la prueba de precisión básico, la gramática y la ortografía. Siempre programe tiempo suficiente para revisar y editar documentos más cuidado. Y no se olvide de revisar la ortografía!

El resultado final?

Comunicaciones de negocios son herramientas fundamentales que ayudan a generar buena voluntad del cliente, la lealtad y las ventas. Vale la pena su tiempo para hacer las cosas bien o contratar a un experto que pueda.