Los residuos no, no quiere. – La identificación de seis áreas de la pérdida de inventario en la Oficina
Pérdida de inventario, como se define en el Sistema de Producción Toyota, es más fácil de detectar en un entorno industrial que en una oficina. Tenga la seguridad, sin embargo, está ahí! Los residuos en una planta suele ser bastante visible. En la superficie, es fácil ver a las materias primas y recursos que no están siendo utilizados. Pilas de metal de hoja y otras partes sentadas alrededor son fáciles de detectar también. Pero en una oficina, los residuos pueden ser un poco más difícil de ver e identificar.
- Procesos – Piense en el número de firmas requeridas para obtener una iniciativa aprobada y en marcha en su empresa. ¿Cuánto tiempo dura el papeleo se sientan en la oficina de alguien? A veces se produce un cuello de botella que hace que las cosas se muevan hacia adelante. Si este es el caso, algunas firmas pueden ser removidos de las capas que se exige actualmente? Establecimiento de egos a un lado y poner al cliente primero permitirá a los procesos que racionalizarse.
- Pedidos de los clientes – Una vez que alguien hace un pedido con su empresa, ¿cuánto tiempo se espere hasta que sea cumplido y se envían? Esto representa otro proceso que debe ser estudiado y evaluado sobre una base regular para asegurarse de que las necesidades del cliente se están cumpliendo.
- – Papel representa uno de los residuos más comunes en una oficina. ¿Está colgando de los elementos, ya que no está seguro de si necesitan o no para ser salvo? Revisar las políticas de su empresa la retención le dará la libertad para mantener o bien tirar el papel que le rodea. Empiece hoy mismo y empezar con cosas pequeñas. Cada día avanza darse 10 minutos para abrir un cajón, sacar dos “de los documentos / archivos y ver cuánto puede ser puesto en libertad. Probablemente se sorprenderá de lo que pueden ser liberados, así como la cantidad de espacio en los cajones a ganar.
- Hace algunos años yo estaba consultando con un gerente de alto nivel en un hospital local. Ella tenía 20 gavetas en su pequeña oficina. Eso es cuatro a cinco cajones archivadores. Después de la clasificación y depuración de los contenidos, se quedó con 5 cajones de los expedientes que se le exigía mantener. 15 cajones de documentos fueron destruidos y reciclados. Y una vez que los tres gabinetes vacíos presentación fueron retirados, se veía como una oficina completamente nueva con espacio suficiente para añadir una pequeña mesa y sillas.
- Material de oficina – Tener suministros de oficina también muchos de ellos no es tan fácil de detectar como se podría pensar. A veces la gente se vuelve mini “acaparadores” de acuerdo a sus plumas favoritas y las notas adhesivas escondido. Confieso. Me encanta material de oficina. Y en base a lo que he observado en las oficinas de los demás, no estoy solo. ¿Qué pasa si su empleador declaró una moratoria en la compra de suministros? Te asuste? Yo sé de una empresa que hizo justamente esto. Le tomó cerca de seis meses para los empleados a usar por completo los suministros que fueron metidos en lo más recóndito de la empresa. Para evitar esta pérdida de inventario, designar a una persona de cada departamento para supervisar la compra y mantenimiento de material de oficina.
- Tiempo – Es algo que todos tenemos partes iguales aunque a veces nos sentimos como si nos están en cortocircuito en nuestra dosis diaria de 24 horas. La identificación de la pérdida de tiempo es difícil de hacer porque no siempre quiere admitir que estamos un desperdicio en esta área. En la oficina, usted pasa mucho tiempo en reuniones o ser interrumpido por los demás? ¿Qué tal la cantidad de tiempo dedicado a la lectura y el procesamiento de mensajes de correo electrónico? Si usted es consultar el correo electrónico de más de 3 a 4 veces al día, usted tiene margen de mejora. Usando una hoja de registro de tiempo o de software le ayudará a ser más realistas en la comprensión de que su tiempo se gasta y ver si los ajustes deben ser hizo.
El descubrimiento de las áreas de desperdicio y en su oficina de esperar que le motivan para eliminar los residuos y sustituirlo por sistemas más eficientes y procesos.