La era del “dedo en el aire” las estrategias de publicación está casi terminado

En algún lugar en la mayoría de las organizaciones es un armario. Dentro de ese armario es la pila después de pila de cajas. Dentro de esas cajas son publicaciones – folletos, informes anuales, los libros de texto, manuales o similares – con el único objetivo parece ser la recolección de polvo. ¿Suena familiar? No tiene por qué ser así, dice Iain Plunkett de especialista en la demanda, la buhardilla.

Una vez estaba con un director de la compañía frente a su armario particular. Él quería que me mostrara su informe anual actual. “Tenemos unas cuantas copias de aquí”, dijo. Su sentimiento de miedo antes de abrir el armario era palpable.

Efectivamente, nos enfrentamos a una pared de cartón. Algunos se habían convertido milagrosamente unos pocos cientos o incluso unos pocos miles. Se podría decir que fue producto de una mala planificación. Pero, más exactamente, que fue producto de una organización que intenta conseguir el mejor precio posible para la producción de su publicación, mientras que no ser capaz de predecir la demanda.

Él y su compañía, no el único.

El precio de la predicción

Al igual que con todas las demás esferas de la vida, la comunicación es la clave para la empresa. La forma más eficaz de comunicarse, más éxito es muy probable que sea. Deje de comunicarse y es muy probable que desaparezca. Sin embargo, hay un costo asociado con la obtención de su información a las personas adecuadas.

Cuando se trata de material impreso que ha sido siempre un costo por adelantado. Que han tenido que atar una cantidad significativa de capital en las publicaciones que produce. Por otra parte, a menos que hubiera un público objetivo muy bien definido, que tendría que hacer una “conjetura” sobre cuántas personas en realidad quieren la pieza.

Cuando se tiene la experiencia de la zona – a través de la demanda de publicaciones similares en el pasado, por ejemplo – puede acercarse a la cantidad correcta de producir. Sin embargo, me temo que una precisión del 100% es una suerte increíble en lugar de la planificación. Incluso miembros de organizaciones de base, tales como asociaciones de comercio, donde se clarifica el tamaño del documento está dirigido a entender, no podemos estar seguros de que cada miembro se requiere una copia o una estimación del número de los no miembros que lo soliciten.

Si ese es el mejor de los casos, ¿qué pasa con las comunicaciones de marketing o material de apoyo técnico creado para el lanzamiento de un nuevo producto? Incluso con la investigación de mercado mejor, la demanda no está garantizada. Usted va a tener que depender de un grado de predicción – aceptar un grado de riesgo. Ponga su dinero donde está su boca y aceptar el hecho de que habrá un cierto nivel de desperdicio.

Vuelta a las tablas

He aquí una idea: sólo se imprime una publicación como es requerido. Imprimir tan sólo una copia a la vez. Al igual que muchas otras partes del negocio, hacer que sus comunicaciones on-demand.

Por primera vez, usted puede hacer una predicción cosa del pasado. Si usted sabe que hay 10.000 personas en espera de la pieza a continuación, imprimir 10.000. Si no está seguro de que hay alguien entonces no imprimen. En ambos casos, ya que la demanda crece, usted puede fácilmente reaccionar. Los avances en la tecnología significa que el elemento se encuentra en un servidor hasta que se necesite, va directamente a la prensa y a los beneficiarios; ser que un cliente, estudiante, empleado o socio.

El paso de la predicción de las estrategias de publicación basado en la demanda también se quita la presión de sus armarios. Simplemente no hay necesidad de ser el almacenamiento esas cajas. No hay necesidad de las publicaciones de pasar una vida de oscuridad triste. El cumplimiento puede ser manejado en el punto de impresión. Todo lo que necesitas saber es que no hay cambio aceptable entre un elemento que se solicita a la fecha de entrega.

Hacer las matemáticas

Por supuesto, afirmar que la capacidad de impresión bajo demanda es una cosa nueva es un poco engañoso. Que siempre han tenido la posibilidad de imprimir una copia a la vez. Es sólo que el costo hubiera sido tan astronómicas, ninguna persona sensata lo habría considerado. Lo que ha cambiado es simplemente que a corto plazo y la impresión de copia única se ha convertido en rentable. No para todo, pero lo suficiente para sus comunicaciones a que valga la pena hacer las matemáticas antes de cualquier proyecto.

Impresión de 20.000 copias siempre significa que el costo unitario es menor que la impresión de una sola copia. Pero lo que si usted termina con 6000 ejemplares no deseados? ¿Qué es lo que hacen a sus figuras?

Y no es sólo los costes de impresión directa. No hay “costo total de propiedad” esa frase horrible tener en cuenta. ¿Cuáles son los costos de almacenamiento? ¿Cómo se maneja una solicitud de información? Que despacha la información cuando es solicitada? ¿Cómo lo hacen? ¿Cuánto tiempo llevará? Es que su trabajo o es una distracción de su función apropiada del negocio?

Más importante aún, usted está poniendo un costo financiero en contra de este tiempo y esfuerzo?

Al salir del closet

De vuelta en el armario, el director rompe abrir una caja y con orgullo me da una copia de su informe anual. Brillante, bien diseñado, muy profesional. Me pongo a hojear las páginas. “No prestamos mucha atención a eso,” él dice. “La mayoría de los que no está actualizado.

10 razones para ir a la carta:

1. Imprimir tan sólo una copia: El uso de los avances en la tecnología digital, es posible y económico para imprimir en una sola copia. Esto reduce la necesidad de producir publicaciones de forma masiva.

2. Imprimir sólo cuando sea necesario: No hay necesidad de tratar de estimar la demanda antes de la impresión. La publicación sólo se puede imprimir, ya que es necesario. Esto prácticamente elimina el inventario y los problemas de control de existencias.

3. Liberación de presupuesto limitado: Al reducir la inversión inicial, las organizaciones pueden liberar capital para otros proyectos. De hecho, si la publicación está a la venta, el cliente cubre todos los costos antes de la impresión.

4. Mantenga las publicaciones hasta al día: Muchas publicaciones comienzan a perder valor tan pronto como se imprimen. Mediante la creación de publicaciones on-demand, que se pueden actualizar según sea necesario para que la publicación es siempre correcta cuando se imprima.

5. Mantenga las publicaciones en papel: en lugar de las publicaciones de retirarse cuando el stock se agota o solicitar una reimpresión conocer la demanda será pequeño, una organización puede tener la publicación en el sistema de forma indefinida – la creación de un almacén virtual.

6. Reducir los plazos de producción: La evolución de los sistemas de publicación permite la creación de diseños exclusivos para la página de velocidad lay-out. Una vez listo, el archivo digital va directamente a la prensa la reducción del tiempo necesario para producir la publicación.

7. Explorar nuevas oportunidades de publicación: Al reducir el costo y eliminando la necesidad de un inventario general, las organizaciones pueden desarrollar las publicaciones donde sólo hay un público objetivo pequeño – incluso un número de lectores de uno.

8. Aliviar el dolor de cabeza envío: Muchas organizaciones terminan el cumplimiento de las solicitudes de las publicaciones internas. Esto es mucho tiempo y puede convertirse fácilmente en un costo oculto de proporcionar información. Un servicio bajo demanda puede hacerse cargo de esto sin el costo de emplear a una casa de distribución.

9. Trabajar en estrecha colaboración con los socios: Con un enfoque en la demanda hace que sea más eficiente y rentable para proporcionar materiales a los socios y proveedores. Una organización puede hacer una publicación disponible para los socios de modificar e imprimir sin perder el control.

10. Servicio al cliente superior: Algunas organizaciones han cancelado o publicaciones que ofrece PDF de sólo versiones con el fin de controlar los costos. Sin embargo, muchas personas aún prefieren el material impreso. En demanda puede permitir a las organizaciones a seguir ofreciendo una opción a sus clientes, empleados o miembros de otras audiencias.

Copyright 2006 Iain Plunkett