Cuando las reuniones Ir Mal – Parte II
¡Oh, no! Otra reunión no! Tienes que ir y lo peor de todo es que no lo llame. Así que no tienes control sobre el tiempo, la ubicación, programa o cualquier otra cosa.
O ¿no?
Usted no tiene que ser el presidente – el uno con el martillo – para ayudar a sus reuniones sin problemas y con eficacia.
Vamos a empezar con el orden del día. Usted sabe muy bien que si no tiene uno, muy poco se hace.
Así que lo primero que debes hacer es llamar a los organizadores y decir: “Oye, Juan, veo que tenemos una reunión la próxima semana. Yo sé que estás atascado, pero me pregunto si usted ha tenido tiempo para elaborar una agenda aún . me encantaría ver a uno antes de la reunión, para que pueda estar preparado para hacer negocios “.
Cuatro puntos para ti, uno para cada uno:
Recordando a John o una semana de antelación que en la reunión que se avecina.
o lo que le permite salvar la cara por lo que sugiere su plato está lleno.
o hacerle saber que le gustaría tener una agenda.
o plantación de la semilla que un programa se necesita para hacer las cosas.
Por dos puntos de bonificación, los voluntarios para llegar a un proyecto de programa para la aprobación de Juan.
Sí, sí – también tiene una agenda muy cargada, no es su trabajo para llegar a un orden del día y, además, los voluntarios sólo los tontos malditos.
Deja de quejarte.
Tomará unos 10 minutos para batir a un programa, el tiempo que usted sabe que puede ahorrar fácilmente 30 minutos o más, cuando se celebre la reunión.
Usted puede asumir – o no, dependiendo de la persona que está llamando a la reunión – que el tiempo de inicio, localización y puesta en marcha ya se han determinado. Ciertamente, no se pierde nada con preguntar.
Aquí hay algunas preguntas para pedir al presidente que le ayudarán a preparar la agenda, que está diseñado para mantener a todos en la tarea.
o ¿Cuál es el principal tema de discusión?
o ¿Cuál es el objetivo de esta reunión?
o ¿Se puede lograr todo esto en una hora? (Esta es la clave: Usted ha sugerido que una hora es el tiempo límite y si se va a ir mucho más allá de eso, tal vez el enfoque de la reunión tiene que ser reducido con el fin de obtener ‘er hecho en 60 minutos.)
o ¿A quién le gusta tomar notas? (Esté preparado para descenso con gracia, ofreciendo a otra víctima que sería mucho mejor calificado que tú.)
o ¿tenemos que tener una reunión de seguimiento?
Con una agenda en su lugar, usted tiene una gran ventaja en una reunión exitosa.
Pero este no es momento de dormirse en los laureles.
También es su trabajo para ayudar a mantener las cosas en movimiento sin problemas, si tiene alguna esperanza de salir de la reunión antes de llegar a la edad de jubilación.
Estos son algunos comentarios que podrían ayudarle a hacer eso:
o “Eso es una idea interesante. ¿Cómo se relaciona con el tema del programa?”
o “Ana, que parecía que quería decir algo.” (Como todo el mundo allí de todos modos, es posible que así obtener la mayor información sobre la mesa como sea posible.)
o “Buen punto – Charlie acaba de decir lo mismo que yo estoy ansioso por ver si todo el mundo piensa lo mismo..”
o “¿Somos las personas adecuadas para responder a esa pregunta? que debe ser asignado a otra persona / un comité?”
Y, por supuesto, el siempre útil:
o “Dios, sólo tenemos 10 minutos del final! ¿Qué más tenemos que hacer para terminar a tiempo?”
Usted puede ayudar a mejorar la calidad de las reuniones a las que asistir, siempre y cuando usted no es ser autoritario, quitándole el poder del presidente o hacer quedar mal a nadie.
Y puede que incluso – sorprendentemente – hacer las cosas.