Consejos para la planificación y la presupuestación del Libro Blanco

Papel de carta blanca es un poco como la gestión de proyectos, donde el tiempo, costo y alcance son las tres principales variables que afectan el resultado del estudio.

Mantener el presupuesto de un proyecto, la gestión de la amplitud del contenido y conseguir que todo se hace a tiempo puede hacer que un escritor de papel blanco se sienten como si estuvieran caminando sobre una cuerda floja!

A continuación he esbozado un conjunto de sugerencias para la gestión del proyecto blanco de papel, desde las primeras etapas de la planificación a través de la promoción del documento después de haberlo publicado.

La planificación temprana
Entre otros problemas, los escritores de papel blanco a menudo reportan dificultades con el manejo del tiempo, la falta de información clara, los cambios de dirección y las aprobaciones conseguir. El éxito de los escritores de papel blanco antes o después, idear formas de tratar estas cuestiones.

La estrategia más eficaz es la cabeza de estos problemas antes de que sucedan. Aquí hay cuatro consejos rápidos para evitar estos escollos durante la planificación del Libro Blanco:

1. Ronda de las aprobaciones de todos los interesados desde el principio.

2. Presentar resultados a corto para el debate, como un brief creativo o una descripción de una página, antes de empezar a escribir un documento de 10 páginas.

3. Obtener su cliente o la empresa a hacer un compromiso tangible de completar un papel blanco. Por ejemplo, los escritores independientes pueden recibir un pago parcial por adelantado, en casa de los escritores pueden obtener un bien a renunciar a otras tareas, mientras que la redacción del documento.

4. Trabajar en estrecha colaboración con el diseñador y asegurarse de que entienden el formato de papel blanco.

Definir el alcance del proyecto
Si va a crear un libro blanco, pero no está seguro qué tipo de contenido que funciona mejor, puede reducir el enfoque con tres preguntas directas.

1. ¿Cuál es el propósito de este trabajo?
-Reunir lleva por la fuerza de ventas
-Educar a las perspectivas, los medios de comunicación, ventas y socios de canal
-Influencia de un comité de selección
-Se publicará en una revista especializada o en un sitio web

2. Cuando se este libro blanco se utiliza?
Si se usan al comienzo del ciclo de ventas, el papel blanco puede ser más alto nivel y general. Si se utiliza más adelante en el ciclo de ventas, el libro blanco debe ser más detallada y específica.

3. ¿Quién es mi audiencia? ¿Qué quieren?
La gente de TI en general, desea ver los detalles técnicos. Se va a tolerar más extensas con valores de producción modesta. De hecho, un formato liso y color tiende a hacerla sospechar.

Los ejecutivos quieren ver la línea de fondo los beneficios resumir en una o dos páginas. Ellos quieren oír hablar de reducir los costos, mejorar las ventas, mayores ganancias o servicio al cliente. Los ejecutivos esperan que la producción pulida, con gráficos claros que puedan comprender de un vistazo.

Los gerentes quieren oír hablar de flujo de trabajo racionalizado y ahorro de mano de obra. Ellos están interesados en ver cómo un nuevo sistema podría afectar a su área y su gente.

Representantes de los usuarios quieren oír hablar de la facilidad de uso, formación y apoyo. Pueden ser más o menos técnica, pero es probable que sean orientados a los detalles. Los usuarios a menudo no son un público importante para los papeles blancos. Pero si un representante de usuarios participa en un comité de selección, que necesita para resolver sus inquietudes en algún momento.

Un público mixto o comité de selección lo desea, puede escuchar todo lo que tocó por encima. En este caso, es posible que varios documentos técnicos, cada uno con un sabor diferente y cada uno con un contenido orientado a un público algo diferente.

Presupuesto para los gastos de
Hay varios costos relacionados a la producción de un libro blanco:

-Investigación, redacción y edición
-Ilustración y diseño
-Traducción, en su caso
-Impresión, en su caso
-Promoción

Cada uno de estos costos pueden ser subcontratados, o manipulados en la empresa. En 2005, los ejecutivos de los sindicatos de papel blanco me dijo que las medianas empresas de tecnología se puede esperar a gastar $ 3.000 a $ 5.000 para tener un papel blanco escrito e ilustrado.

Cinco años más tarde, que todavía suena cerca del estadio. El escritor del Libro Blanco Informe de la Industria encuestó a 600 escritores + en 2007 y mostró tres niveles de precios:

-En el extremo inferior, alrededor de un tercio dijo que puede escribir un libro blanco de 10 páginas de 2.000 dólares EE.UU. o menos
-En el medio, el 40 por ciento dijo que cobran entre $ 2.000 y $ 5.000
-En el extremo superior, cerca del 25 por ciento dijo que cobra $ 5.000 a $ 10.000.

La experiencia de más de un escritor de papel blanco tiene, más se carga. Ilustración, diseño, traducción e impresión probablemente costará menos de la escritura. Pero la publicación, la promoción y la sindicación de un libro blanco sobre otros sitios puede costar más que el resto del presupuesto en su conjunto.

Y hay “costos indirectos” en términos de tiempo que toma a sus expertos en la materia para responder a preguntas de la entrevista y los correos electrónicos y revisar los borradores. Todo esto, es decir, un libro blanco es un proyecto importante en el libro de nadie. Tratando de hacer un libro blanco sobre un presupuesto muy reducido, no se obtendrán resultados adecuados.

Mantente al día
De acuerdo con el Informe de la Industria del Libro Blanco escritor, que encuestó a 600 escritores + en 2007, el libro blanco típico dura entre 24 y 50 horas. Esto significa que una o dos semanas a tiempo completo debería ser suficiente para completar un libro blanco (si todo cae en su lugar). La experiencia de más de un escritor de papel blanco, más rápido que tienden a trabajar, y trabajadores independientes tienden a producir más rápido que los escritores de la casa o no profesionales.

Al igual que cualquier proyecto de escritura corporativa, debe dar tiempo a las entrevistas, la investigación, perfiles, borradores y tal vez dar con diagramas. En mi experiencia, trabajando en más de 85 libros blancos, que tarda de 6 a 8 semanas para llegar desde la primera entrevista a un proyecto de libro blanco aprobado. Y que fácilmente puede llevar más tiempo, si la gente viaja mucho, o se toman su tiempo con los exámenes. Si usted maneja bien este proceso, la escritura de un libro blanco puede ser suave y eficiente. Si no, se puede convertir en un proyecto sin fin, que arrastra una y otra vez.

Ilustración y el diseño pueden tardar semanas adicionales. Traducciones, si es necesario, tomará más tiempo. Y luego las promociones puede comenzar y correr por muchos meses. Un vendedor con frecuencia pueden seguir utilizando el mismo papel blanco por uno o dos años. Esta larga vida ayuda a conseguir un retorno de posición sobre la inversión de tiempo en un papel blanco.

Promover el producto final
Basta con escribir un libro blanco bueno no es suficiente. Sólo tiene que publicar en el sitio web de un proveedor no es suficiente. Para obtener un ROI aceptable, un vendedor debe promover activamente un papel blanco en todos los sentidos conocidos. Las formas más populares de promover un libro blanco incluyen:

Que-Post de sitios web
-Ejecutar las campañas de publicidad en ella
-Enviar mensajes de correo electrónico al respecto
-Comentar en Twitter
-Menciona que en los boletines, revistas electrónicas y blogs
-Dar a que las perspectivas de las llamadas de ventas
-Dar a que las perspectivas en las ferias comerciales
-Pago de un servicio de terceros para sindicarlo.

El esfuerzo de más de un proveedor invierte en la promoción de un libro blanco, es más probable que tenga éxito.