Cinco maneras de gastar menos tiempo en administrar correo electrónico

El buzón de correo electrónico de Outlook sigue siendo el centro de la civilización occidental.

A pesar de los informes exagerados de la desaparición debido a los medios de comunicación social, correo electrónico, el hecho es que su buzón de correo electrónico es probable que sea el lugar donde usted pasa la mayor parte del tiempo de trabajo.

Por desgracia, es poco probable que el tiempo de correo electrónico es el # 1 fuente de valor para usted profesionalmente, ya sea que factura por hora o no. A menos que sea en un servicio al cliente o soporte papel, tienen sus clientes, clientes, colegas y realmente se preocupan por su destreza e-mail? ¿O simplemente volviendo loco mediante el envío de respuestas momentos después de que el apretar el botón enviar!

Mientras usted y yo podemos estar orgullosos del hecho de que nuestro tiempo de respuesta promedio a los correos electrónicos es de menos de 3 minutos, que nuestra reputación se vea empañada con un tiempo de respuesta un poco más?

Y si bien la gestión del tiempo muchos y sabios consejos productividad consultar el correo electrónico sólo una o dos veces al día – mientras que un noble objetivo – muchos, yo incluido, encontramos que más difícil de poner en práctica en el “mundo real”.

Así que, ¿cuáles son algunos pasos prácticos que podemos tomar para mejorar nuestro manejo de correo electrónico – es decir. pasar menos tiempo en nuestras bandejas de entrada, y más tiempo haciendo productivos, actividades de valor agregado? Aquí están cinco mejores prácticas para Microsoft Outlook que han funcionado bien para mí … y me encantaría escuchar sus comentarios debajo del artículo.

1. Mantenga su bandeja de entrada vacía

O bien borrar o archivar mensajes de correo electrónico tan pronto como usted los abra. Si se sienta en su bandeja de entrada, que te volverá loco. ¡Vas a terminar mirando el uno al email una y otra vez, pensando en lo que “debe” moverse para hacer frente a ese tema.

Entonces, si posponer las cosas, será el mismo ejercicio la próxima vez que nos fijamos en la Bandeja de entrada – te verás en el mismo correo electrónico, y decidir si actuar o no.

Hágase un favor – si usted decide no actuar de inmediato, se archivan en una carpeta personal. Entonces en un momento posterior, se puede procesar por lotes todos los elementos de dicha carpeta.

Al hacer esto, creará más impulso a medida que usted haga su seguimiento, ya que será la lucha contra los elementos y cuestiones que se relacionan. Esto va un largo camino hacia la preservación de su salud, ya que tener una traducción no oficial “para hacer” la lista apilados en la bandeja de entrada real impregna un bajo nivel de estrés que siempre está comiendo lejos en su cordura …

2. Utilizar las reglas para presentar automáticamente mensajes de correo electrónico

Yo solía dejar que cada correo electrónico gota directamente en mi buzón de entrada … lo que es una pesadilla que era! Mirando hacia atrás, era una práctica loco. Todos los de mi correspondencia, suscripciones a boletines, etc, llegó a la derecha en el mismo lugar – ¡Menuda gracia!

Si todavía no utilizan reglas de Outlook y alertas, usted puede encontrar esta en Herramientas> Reglas y alertas. Me parece el “Stay organizado” reglas para ser el más útil, en el que crear una regla para mover los mensajes entrantes en una carpeta predeterminada, basado en el remitente o el asunto del mensaje.

Esta es una gran manera de gestionar suscripciones a boletines informativos, ya que le permite leer los mensajes relacionados en grupos, que pueden ser de gran ayuda al flujo de trabajo.

3. Marcado por la frecuencia de envío / recepción

En Opciones> Configuración de correo> Enviar / Recibir, puede controlar la frecuencia en que Outlook comprueba el correo nuevo. Y créanme – cuanto más tiempo se establece esta opción, mejor se sentirá.

Yo solía tener este conjunto en un lugar fresco 2 minutos. ¿Y qué pasó? Tan pronto como un correo electrónico llegó, yo estaba en él! Bueno, muy bien, pero es una respuesta inmediata realmente se necesita? Lo que me maten no saber sobre el correo electrónico de un extra de 10, 30, incluso 60 minutos? Por supuesto que no.

Así que ahora tengo este conjunto en un respetable 30 minutos … así que si no hacen trampas de forma manual pulsando el botón de envío / recepción mí, en realidad puede concentrarse en una tarea durante 30 minutos, antes de que el objeto brillante, brillante, que es de correo entrante es capaz de distraerme.

Un ajuste de 60 minutos por más tiempo, probablemente sería aún más eficaz, pero bueno, sigo siendo un adicto a la recuperación de correo electrónico … se trata de pequeños pasos.

Recuerde, incluso mediante el establecimiento de este a los 60 minutos, el tiempo de respuesta a los correos electrónicos será más o menos dentro de la hora – que sigue siendo bastante impresionante, y será un desgaste mucho menor y el rasgón en ti que el tiempo de respuesta instantánea muchas aspirar.

Además, puede hacer mucho cuando trabajo interrumpido por tan sólo 30 o 60 minutos a la vez. El problema es que rara vez lo hacen!

4. Cerrar Outlook

Si usted realmente tiene que tomar en serio el trabajo se haga, ¿qué hay de cerrar Outlook sí mismo? Esto es un corolario avanzado de la extremidad # 3.

A veces esto puede ser bastante aterrador! ¿Se acabará el mundo? ¿Qué mensajes de correo electrónico puede entrar en mientras que usted está realmente lograr algo productivo?

Tengo que admitir que no hemos trabajado hasta este nivel, sin embargo, durante las horas de trabajo, pero han encontrado que es una buena cosa para cerrar Outlook en la noche del viernes y dejarlo así, al menos hasta el domingo, de preferencia, incluso hasta el lunes.

El mundo aún no ha terminado para mí en uno de estos ejercicios, pero me gustaría estar dispuestos a escuchar sobre sus experiencias.

5. Enviar mensajes de correo electrónico menos, especialmente durante las horas

El conocido refrán “Es mejor dar que recibir” no se aplica a los correos electrónicos – que cuanto más das, más recibirás.

Así que no sólo debe centrarse en el envío de mensajes de correo electrónico MENOS general, pero se debe ser especialmente diligente en mantener su hábito de correo electrónico en la “necesidad de enviar” base durante las horas libres y fines de semana.

Ya que todos revisar el correo electrónico 24 / 7 en estos días, gracias a la magia de los teléfonos inteligentes, de lo que has recibido correos electrónicos de los adictos al trabajo no convencionales compañeros durante las horas de trabajo. No te tomen en su juego de buscar productivo!

Volea de correo electrónico, como niños pequeños enfrentarse, es una calle de dos vías. Y recuerda, sólo se necesita un adulto para detener la locura!

Ed. Nota: Para obtener más consejos de productividad GRATIS, no deje de visitar nuestra página sobre el seguimiento y maximizar el tiempo facturable.

Brett Owens es el CEO y Co-Fundador de Chrometa, una compañía de software especializada en el desarrollo de soluciones de seguimiento en tiempo que de forma automática ayudará a rastrear y administrar su tiempo – sin entrada de la interacción o los datos necesarios.