Cinco herramientas realmente útiles para la gestión de proyectos en atención social
Hay una amplia gama de herramientas de planificación bien establecido que puede ser usado para ayudar al proceso de gestión de proyectos, y proporcionar los medios para monitorear y revisar los planes de proyecto en el tiempo.
Aquí voy a esbozar cinco de las herramientas de planificación más útiles para los proyectos de asistencia sanitaria y social.
Más, menos interesantes y
Desarrollado por Edward De Bono, se trata de una técnica simple para “sopesar los pros y contras de una decisión. Se trata de una lista de los puntos a favor de un plan en una columna, los puntos negativos en una segunda columna, y los puntos de interés en la tercera columna – éstas podrían incluir las posibles consecuencias e incertidumbres que desee tener en cuenta.
Cada punto se asigna una puntuación positiva o negativa. Así, por ejemplo, si usted es un gerente de decidir si establecer un nuevo programa interno de formación, un punto a favor de este plan podría ser “la formación actual no satisface las necesidades del personal y que podría dar a este una puntuación de 4 . Un punto negativo podría ser “recursos limitados para la comisión de formación de calidad más o mejor” y se podría dar un resultado de -4. Puntos de interés podría ser “las recientes denuncias del personal acerca de la formación actual” con una puntuación de 2, o ‘ Es un gran trabajo a cargo de “, le asigna un puntaje de -3.
Todas las calificaciones asignadas se agregan para arriba. Si el total es en el lado + se obtiene el visto bueno para continuar, si es en el – cautela lado puede ser aconsejable.
Análisis de las fuerzas – la comprensión de las presiones a favor y en contra del cambio
Análisis de la fuerza de campo es otra manera de mirar a todas las fuerzas a favor y en contra de una decisión, o los pros y los contras. Por su especial valor es que ayuda a desarrollar una estrategia de apoyo a su proyecto. Esto significa que puede fortalecer las fuerzas de apoyo a un curso particular de acción, y reducir el impacto de las fuerzas opositoras.
Para utilizar esta herramienta:
- Describa su plan o propuesta de cambio en medio de una hoja de papel
- Lista de todas las fuerzas para el cambio en una columna en el lado izquierdo del papel, y todas las fuerzas contra el cambio en una columna en el lado derecho
- Asignar una puntuación a cada fuerza, para 1 (débil) al 5 (fuerte)
Usando el mismo ejemplo descrito anteriormente, una fuerza de cambio podría ser una “oportunidad para involucrar al personal en la revisión y desarrollo del nuevo programa” con una puntuación de 3. Una fuerza contra el cambio podría ser “la escasez de personal hace que sea difícil encontrar tiempo para su revisión” puntuación conuna de 5.
Una vez que tenga la imagen visual de las fuerzas a distancia y en contra de su proyecto, se suman las puntuaciones para ayudarle a decidir si seguir adelante. Entonces usted puede buscar la forma de alterar el equilibrio en su favor y aumentar la probabilidad de éxito.
Hay dos opciones de acción en esta etapa:
- reducir la fuerza de las fuerzas que se oponen al proyecto, o
- aumento de las fuerzas a favor del plan de
A menudo, la mejor solución es la primera opción, tratando de impulsar el cambio a través independientemente de los factores de oposición pueden causar sus propios problemas. La gente a menudo se resisten al cambio aún más si se siente su ser les obligó a aceptar.
Gantt
Diagramas de Gantt son probablemente las más conocidas de las herramientas de gestión de proyectos y presentar una imagen visual clara de la planificación y el progreso de un proyecto.
En primer lugar, identificar todas las tareas que hay que hacer, actividades que deben ser completadas, los recursos que se debe encontrar. Un ejemplo sencillo es el de la creación de un boletín de noticias. La lista de tareas que incluyen:
- Plan general tiene como objetivo
- Identificar los contribuyentes
- Diseño de la disposición
- Buscar publicidad / patrocinio
En segundo lugar usted creando una línea de tiempo para el período de tiempo estimado que tomará el proyecto (en este caso 12 semanas) y luego darle a cada actividad una línea independiente. “Planificación de los objetivos generales” puede tomar dos semanas, por lo que la línea se dibuja para representar este.
Puede el código de colores de las líneas de tiempo como bloques para mostrar el tipo de actividad, o para asignar la responsabilidad de miembros del equipo, o para revisar lo que se ha logrado. Y puede mostrar los costos en una columna al final de la línea de tiempo contra la cada actividad.
Sin embargo, hay limitaciones, sobre todo si un proyecto se vuelve más compleja. A menudo, en la práctica no se puede hacer una tarea a la vez, o incluso uno tras otro. Algunas de las actividades es necesario que ocurra al mismo tiempo, o para usar el término técnico “en paralelo”. Algunas tareas se debe iniciar antes de que otros y algunas tareas deben completarse antes de que otros puedan comenzar – estos son conocidos como “dependencias”.
Análisis del Camino Crítico
Esta herramienta de planificación tiene en cuenta estos factores para darle una imagen visual más compleja. Análisis del Camino Crítico es una forma muy lógica y eficaz de planificación y gestión de proyectos que impliquen hacer varias cosas al mismo tiempo, con el fin de llegar a la siguiente etapa. Demuestra lo que hay que hacer y cuando, en una forma esquemática. Puede ampliar el diagrama para reflejar la escala de su proyecto y aplicar escalas de tiempo y costos para cada actividad y los recursos según sea necesario.
Así, por ejemplo, la necesidad de “planificar el contenido del boletín” antes de “escribir las noticias” (la dependencia). Sin embargo una serie de tareas diferentes se puede hacer al mismo tiempo (en paralelo), tal vez por distintas personas, antes de que las copias son finalmente impreso.
Estimar el tiempo con precisión (PERT)
En los servicios de asistencia social no es una tradición bien establshed de subestimar el tiempo de cualquier cambio es probable que tenga. Esto es particularmente cierto si usted no está familiarizado con las tareas o los cambios a implementar. La gente se olvida de tomar en cuenta los acontecimientos inesperados, u otras cosas con mayor prioridad, o simplemente no tienen en cuenta la complejidad de la implementación del cambio.
Por buenas razones de gestión de proyectos sin embargo, estimar el tiempo con precisión es esencial por dos razones principales.
En primer lugar, las estimaciones de lo que puede lograrse en un plazo determinado significa objetivos o plazos se pueden establecer. Para que tenga sentido estos logros deben ser lo más realista posible, de lo contrario la gente se desmoraliza. Reconociendo el éxito y el progreso es una parte importante para lograr el cambio, y si los hitos no se han cumplido tiene que ser capaz de identificar las razones de esto.
En segundo lugar, si usted está solicitando para el financiamiento externo es necesario tener escalas de tiempo razonable. Esto le da credibilidad, sino también sus resultados previstos son mucho más propensos a ser evaluado como exitoso.
La primera etapa en el tiempo estimar con exactitud es para comprender plenamente lo que usted necesita alcanzar. Esto implica una revisión detallada de las tareas requeridas. Herramientas de gestión de proyectos, tales como diagramas de Gantt y Análisis del Camino Crítico realmente puede ayudar a romper las diferentes tareas y hacer su mejor respuesta en el tiempo necesario para cada uno.
Asegúrese de que dentro de su presupuesto le permitirá tiempo para la planificación detallada del proyecto, el enlace con otros organismos, reuniones, aseguramiento de la calidad y la documentación de control de apoyo que hay que poner en su lugar.
De tiempo suficiente para:
- otras tareas urgentes que deben ser prioridad
- accidentes y emergencias
- reuniones internas
- de vacaciones y enfermedad en el personal esencial
- la gestión de carga de trabajo existente
- retrasos inesperados en el acceso a los recursos
Estos factores pueden doble (o más del doble) el tiempo necesario para completar un proyecto.
PERT (Evaluación de Programas y Técnica de Revisión)
PERT es una fórmula para calcular el tiempo necesario para un proyecto, o cada etapa del proyecto. Esencialmente una variación en su análisis del camino crítico que tiene una visión más escéptica de las estimaciones de tiempo.
Para usarlo, estimación
- el menor tiempo posible, cada actividad se llevará a
- la duración más probable de tiempo
- el tiempo más largo que se podrían tomar si las cosas van mal
La fórmula es la siguiente:
(El tiempo más corto + 4 x + tiempo probable de tiempo más largo) = x dividido por 6
Esto ayuda a el sesgo de las estimaciones de distancia de la poco realista escalas de tiempo normalmente se asume, por ejemplo, para escribir una oferta de financiación 2 página para su proyecto, la fórmula puede tener este aspecto.:
0,5 días + 4 x 5 días = 20 días = 42,5 días, dividido por 6 = 7 días
Otras lecturas recomendadas
Briner, W. et al (1996), Proyecto de Liderazgo, Gower
Lewis, James P., (2006) Fundamentos de la Gestión de Proyectos, American Management Association
Gestión de Reiss, G. (2007) Proyecto Demystified, Routledge
Carolyn Barber, Licenciatura (con honores), CQSW, es el fundador de los Asociados Wayfinder, una capacitación en atención social y de negocios de consultoría especializada en investigación, desarrollo de equipos y técnicas de gestión. Carolyn tiene más de 25 años de experiencia en la atención social como profesional, entrenador, investigador y director, trabajando en los sectores público, voluntario e independiente. Carolyn es una trabajadora social GSCC registrados.