¿Qué es el descubrimiento electrónico?

Antes, todas las empresas almacenar datos e información en los documentos en papel. Pero con los avances en la tecnología de la información en las últimas dos décadas, las empresas han empezado a usar las computadoras como un dispositivo importante en el almacenamiento y la gestión de la información. Una gran parte de estos datos electrónicos contienen la información legalmente sensibles que pueden ser utilizados como evidencia en un caso civil o penal. Con esto, el proceso conocido como eDiscovery se ha hecho popular en la adquisición de las evidencias que se utilizarán en procesos judiciales. Descubrimiento electrónico o comúnmente conocido como E-descubrimiento es un proceso en el que los datos electrónicos en forma de texto, imágenes, bases de datos, hojas de cálculo, archivos de audio, etc están siendo utilizados como prueba en litigios legales civiles o penales.

Electrónico de datos frente a los documentos de papel

Electrónico de datos es fácil de almacenar, administrar, compartir y buscar en comparación con los datos en papel. Estas características han hecho de los datos electrónicos adecuados en las investigaciones. Otra característica de los datos electrónicos que no se puede encontrar en los documentos en papel es el de metadatos o metainformación que por lo general van de la mano con los datos electrónicos. Los metadatos son los datos acerca de los datos, con más información como el autor y la fecha en que se creó el archivo esté disponible.

Impacto en las organizaciones de negocios

Como las organizaciones empresariales siguen su rutina diaria, la cantidad de información almacenada electrónicamente (ESI), que debe ser gestionado también aumenta. Con endurecimiento de la reglamentación que tiene que ser puesto en consideración y las empresas aumentar los litigios se han visto obligados a enfrentar, cada vez más han tomado conciencia de los riesgos legales involucrados en la gestión de la información almacenada electrónicamente. Esto ha llevado a las empresas a invertir en sistemas de información de gestión de riesgos y las políticas de retención de documentos.

eDiscovery es un proceso costoso para las empresas. Millones de dólares han sido gastados en eDiscovery. Dado que las enmiendas de 2006 a los procedimientos federales de e-discovery, las empresas han de tomar en serio eDiscovery. DuPont gastó aproximadamente $ 12 millones de documentos en revisión eDiscovery, sólo para descubrir que los documentos deberían haber sido destruido hace mucho tiempo de acuerdo con de acuerdo con las políticas de retención de documentos. UBS Warburg y Merck fueron multados con $ 29.2M y $ 253M, respectivamente, en los litigios que se requiere eDiscovery de archivos. Prudential Insurance Company of America fue multado con más de 1 millón de dólares por no conservar los registros de que fue crucial en los tribunales.

Las organizaciones empresariales siempre han sido sobreexpuestos a la izquierda documentado los riesgos relacionados. De acuerdo con The Tower Group, hay unos 7,5 millones de documentos de Microsoft Office creados cada año. Alrededor del 35% de todos los documentos contienen información corporativa sensible legalmente (Encuesta Cohasset 2005). 25% de los documentos de la empresa están sujetas al cumplimiento de la normativa (Vanson Bourne consultoría) y sólo un 30% de las empresas han implementado la tecnología para facilitar la retención y eliminación de documentos en toda la empresa.

Estos riesgos documentados relacionados puede venir de muchas direcciones, algunas de las fuerzas de riesgo primarios identificados por NextPage.com incluyen:

Su empresa. En promedio el 80% de los documentos de Office que las empresas crean se almacenan en los discos duros y dispersas unidades compartidas. Combinado con el continuo problema de la adopción del usuario de nuevas herramientas, que queda expuesto a los riesgos de la información.

Los empleados. De alto riesgo, los documentos en las computadoras de los empleados y la negligencia en el cumplimiento de las políticas de retención de documentos se convierte en una combinación peligrosa para las empresas.

Clientes. La incapacidad de cumplir con las obligaciones contractuales puede crear pasivos evidente e inaceptable para las empresas.

Reglamentarios. La mayoría de las empresas han sido requeridos por las regulaciones gubernamentales que han escrito las políticas de retención de documentos en el lugar y efectiva ejecución de estas políticas. En muchos casos, los documentos no controlados en el escritorio de conducir directamente a la no conformidad con estas normas.

Departamentos Jurídicos.
Los líderes empresariales deben controlar los efectos de las cuestiones jurídicas de la productividad del negocio.

Reactiva frente a eDiscovery proactiva

Un buen artículo de TI hoy en día por Ursula Talley explica la diferencia entre eDiscovery reactiva y proactiva. EDiscovery reactivo significa tomar acciones después de recibir una solicitud de descubrimiento. EDiscovery proactiva por el contrario es al revés, la organización y gestión de la información por adelantado, dando así a las empresas una mejor respuesta a las peticiones de investigación en el futuro.

Con el concepto es relativamente nuevo y las tediosas tareas involucradas en la gestión de la información almacenada electrónicamente, la mayoría de las organizaciones empresariales siguen reaccionando a las peticiones de eDiscovery. Pero a medida que pasa el tiempo, más y más compañías están cambiando a eDiscovery proactiva dadas las ventajas obvias de tenerlo más de eDiscovery reactiva.

Para eDiscovery y retención legal NextPage blanco visita papeles.

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