¿Por qué su nuevo sistema informático va a costar demasiado, tomar mucho tiempo y todavía te decepcionará
Esta es la cuarta de una serie de seis artículos de David Craig muestra cómo se puede asegurar que su nuevo sistema informático funciona correctamente en tiempo y en presupuesto. En el primer artículo, que revela cómo más del 70% de los sistemas cuestan más del doble de su presupuesto original y tener más del doble de tiempo para poner en práctica lo planeado. En el segundo artículo, que demostró que la Ley pone a importantes obligaciones a los proveedores de TI para ofrecer lo que prometieron, pero que los compradores pocos saben acerca de estas obligaciones, por lo que es casi siempre los compradores que terminan pagando por cualquier problema. En el tercer artículo, me explicó que si usted pagó por consejo de su proveedor de consultoría de TI o de consultores de gestión, esta prácticamente obligado a asegurar que su sistema cumple plenamente sus necesidades y se entregó a tiempo y en presupuesto. Sin embargo, la mayoría de los compradores no saben acerca de estas obligaciones y casi todos los proveedores y consultores nunca los mencionan en la venta de que sus servicios o productos.
En este artículo, voy a revelar los dos principales errores que los compradores de sistemas hacen que conducen a ellos sin querer tirar toda la protección que ofrece la ley. Así que cuando hay algún problema, el exceso de costes o retrasos, siempre que el comprador termina pagando.
ERROR 1 – OVERSPECIFYING
Cuando se trata de decidir lo que quiere de su nuevo sistema informático, por lo general todos los involucrados en el proyecto tiene unas necesidades y las ideas que ellos piensan son necesarias. Estos vienen de la gente ya sea asumiendo que sus actuales procedimientos de trabajo se debe repetir en el nuevo sistema. O si no, va a sustituir un sistema de envejecimiento y los usuarios creen erróneamente que el nuevo sistema debe funcionar en más o menos la misma forma que el anterior. Esta es una manera loca para comprar un nuevo sistema. Si usted lee el segundo artículo de esta serie, usted sabrá que la Ley establece la obligación de cualquier proveedor de TI para su sistema para que pueda cumplir con sus objetivos operativos, si el proveedor pretende ser un “experto” o “especialista” en su campo – los sistemas financieros, gestión de existencias, los registros de salud del paciente o lo que sea. Por lo tanto, si su proveedor dice ser un “experto” o “especialista” todo lo que necesita hacer es esbozar sus objetivos operativos principales – es entonces depende de ellos para proporcionar un sistema de juego de sus objetivos. Puede, por supuesto, proporcionar orientación adicional en cuanto a cosas que crees que debería estar en el nuevo sistema. Pero recuerde – más que especifique exactamente lo que quiere, más le quitas las obligaciones de su proveedor o del consultor como “expertos” para asegurar su sistema de adapte a sus objetivos operativos.
ERROR 2 – la forma de actuar reescribe el CONTRATO
Apenas hay una organización que compra los sistemas de TI que es consciente de las obligaciones legales de los proveedores para cumplir con sus promesas. Pero incluso si los compradores estaban al tanto, no importaría lo más mínimo, a causa de un hecho muy simple – “la forma de actuar reescribe el contrato”. Esto es muy importante, así que voy a explicar. Supongamos que su organización es la excepción y tiene un contrato de prueba de agua con su proveedor o consultores. Lo que normalmente sucede es lo siguiente. Una vez firmado el contrato, por lo general es presentado en algún lugar y se inicia el proyecto. Todos los proyectos (TI o no) tener problemas. Tan pronto como un retraso en una parte del sistema se produce, su gerente de proyecto puede decir algo a los proveedores como, “ok, no dejar que se preocupe por el módulo de previsión por el momento, vamos a conseguir que el sistema operativo básico primera carrera”. Eso es todo – sin darse cuenta, dando nuevas instrucciones al proveedor, el jefe de proyecto acaba de reescribir el contrato por la forma en que él o ella actuó. Del mismo modo, si las pruebas dicen que está funcionando un poco tarde a alguien, en el equipo del proyecto puede decir a un proveedor, “Voy a poner un par de mi pueblo en el equipo de pruebas para ayudar”. Bang, hay que ir otra vez! Desconocido para usted, su equipo acaba de reescribir el contrato. Este tipo de acuerdos pequeños se hizo cada semana en un complejo proyecto de TI de sistemas. Y cada vez que esto ocurre, el contrato se vuelve a escribir por la forma en que su gente actuó. Esto significa que los términos del contrato original ya no se aplican y que terminan pagando por los retrasos y sobrecostos, cuando debería haber sido su proveedor o consultor.
RESULTADO – “La muerte de Control de Cambios”
En una conferencia reciente, un alto ejecutivo de una gran consultora de TI tiene la audiencia de ejecutivos de otras empresas de TI en un ataque de risa cuando le explicó que su compañía hizo la mayor parte de su dinero, no por el valor básico del contrato, sino de lo que llamado “Muerte por cambio de control”. Con esto quiere decir que cada vez que un comprador de hecho el más mínimo cambio de nada en un proyecto, la compañía de imponer cargos adicionales masiva – no había nada que pudiera hacer a sus clientes, como la forma en que actuó reescribió los contratos e hizo que el responsable de todos los compradores costos y demoras.